Quy trình Thành lập, giải thể đối với các tổ chức hội, hiệp hội, các tổ chức phi Chính phủ

1. MỤC ĐÍCH

Quy định về thủ tục hồ sơ, trình tự, thời gian giải quyết việc thành lập, phê duyệt điều lệ, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh đối với tổ chức Hội, Hiệp hội nhằm đảm bảo được nhanh chóng, thuận tiện và công khai minh bạch, đồng thời làm rõ trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ, công chức Sở Nội vụ khi tham gia thực hiện.

2. PHẠM VI

Áp dụng cho quá trình thành lập, phê duyệt điều lệ, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh đối với tổ chức Hội, Hiệp hội, Tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Nghị định số 88/2003/NĐ-CP ngày 30 tháng 7 năm 2003 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý Hội.

- Thông tư số 01/2004/TT-BNV ngày 15 tháng 01 năm 2004 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 88/2003/NĐ-CP về tổ chức, hoạt động và quản lý Hội.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- Chuyên viên phụ trách chuyên đề: là Chuyên viên của phòng Tổ chức bộ máy thuộc Sở Nội vụ được phân công theo dõi tổng hợp tình hình tổ chức và hoạt động của Hội trên địa bàn thành phố.

- Chuyên viên theo dõi địa bàn (khối): Chuyên viên của phòng Tổ chức bộ máy thuộc Sở Nội vụ được phân công theo dõi các cơ quan, đơn vị.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ quá trình

5.2 Mô tả quá trình

5.2.1 Thiết lập hồ sơ

Các tổ chức, công dân lập hồ sơ đề nghị thành lập, phê duyệt điều lệ, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh đối với các tổ chức Hội, Hiệp hội, Tổ chức phi Chính phủ theo mẫu, gửi cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực hội dự kiến hoạt động để công nhận Ban vận động thành lập hội (đối với việc thành lập hội) hoặc xin ý kiến cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực Hội dự kiến hoạt động trên địa bàn, sau đó gửi cho Sở Nội vụ.

5.2.2 Tiếp nhận hồ sơ

Hồ sơ nộp tại Văn thư Sở để chuyển về Chuyên viên phụ trách địa bàn theo quy trình quản lý văn bản đến QT.VP.01. Nếu Chuyên viên phụ trách địa bàn nhận trực tiếp thì phải chuyển lại cho Văn thư để thực hiện theo đúng quy trình.

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở, Văn thư chuyển hồ sơ về Trưởng phòng TCBM xem xét chuyển cho Chuyên viên theo dõi địa bàn thụ lý giải quyết.

Chuyên viên theo dõi địa bàn tiếp nhận hồ sơ theo các danh mục sau:

a. Hồ sơ thành lập hội

- Đơn xin phép thành lập hội

- Dự thảo điều lệ

- Dự kiến phương hướng hoạt động

- Quyết định công nhận Ban vận động của cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hội dự kiến hoạt động.

- Sơ yếu lý lịch người đứng đầu Ban vận động thành lập Hội có các nhận của cơ quan có thẩm quyền.

- Danh sách số lượng hội viên (hoặc pháp nhân, nếu là hiệp hội) theo quy định (kèm theo đơn tự nguyện của từng hội viên). Nếu hội viên là cán bộ, công chức nhà nước phải có văn bản đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp.

- Các văn bản xác định hợp pháp về trụ sở và tài sản của hội

b. Hồ sơ phê duyệt Điều lệ hội

- Đơn đề nghị phê duyệt điều lệ hội

- Dự thảo điều lệ đã được thông qua đại hội

- Biên bản Đại hội và biên bản thông qua điều lệ

- Biên bản bầu Ban lãnh đạo, Ban kiểm tra ( có danh sách kèm theo và lý lịch của người đứng đầu hội)

- Chương trình hoạt động của hội

- Nghị quyết đại hội

- Ý kiến thẩm định Điều lệ và đề nghị bằng văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước lĩnh vực, ngành hội hoạt động. ( Nếu là tổ chức hoạt động trong phạm vi huyện, quận do Uỷ ban nhân dân huyện, quận đề nghị).

c. Hồ sơ chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể

- Đơn đề nghị chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể

- Nghị quyết chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể

- Bản kê tài sản, tài chính

- Dự kiến phương thức xử lý tài sản, tài chính và thời hạn thanh toán các khoản nợ

- Thông báo thời hạn thanh toán nợ ( nếu có) cho các tổ chức và cá nhan có liên quan theo quy định

d. Hồ sơ xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh của các Hội Trung ương tại Hải Phòng

- Đơn xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh

- Quyết định thành lập đơn vị hoạt động tại địa bàn thành phố

- Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của Hội do Bộ Nội vụ phê duyệt

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu đơn vị hoạt động tại địa bàn thành phố (kèm theo lý lịch và văn bằng có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền).

- Các văn bản hợp pháp xác định trụ sở đặt Văn phòng đại diện, chi nhánh

Việc tiếp nhận được thể hiện trong Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo biểu mẫu BM.VP.04.01.

5.2.3 Thẩm định

Trước khi thẩm định hồ sơ, Chuyên viên theo dõi địa bàn phải thông báo cho Chuyên viên chuyên đề biết để tổng hợp và có thể tham gia những nội dung cần thiết. Việc tiến hành thẩm định theo các yêu cầu của Pháp luật.

Trường hợp hồ sơ đơn vị thiếu hoặc cần điều chỉnh bổ sung, chuyên viên theo dõi địa bàn có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo biểu mẫu BM.VP.04.02.

Quá trình thẩm định được kiểm soát theo biểu mẫu BM.TCBM.02.01

Chuyên viên theo dõi địa bàn dự thảo các văn bản cần thiết trình Trưởng phòng và Lãnh đạo Sở duyệt để gửi xin ý kiến của các cơ quan có liên quan và là đầu mối liên lạc cũng như phối kết hợp giữa bên có nhu cầu và cơ quan liên quan để yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết.

Dự thảo các văn bản như (Quyết định cho phép thành lập, phê duyệt điều lệ, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể xin đặt văn phòng đại diện, chi nhánh....)

Chuyên viên phụ trách chuyên đề tham gia ý kiến

Văn bản được chuyển Trưởng phòng TCBM

5.2.4 Trưởng phòng TCBM xem xét, tham gia

Trưởng phòng TCBM xem xét và tham gia ý kiến vào các văn bản.

Khi Trưởng phòng yêu cầu điều chỉnh, Chuyên viên theo dõi địa bàn bổ sung, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, trình Trưởng phòng duyệt và ký tắt.

5.2.5 Phó Giám đốc Sở phụ trách xem xét, tham gia

Phó Giám đốc Sở phụ trách xem xét, tham gia vào các văn bản

Khi Phó Giám đốc Sở phụ trách yêu cầu điều chỉnh, Chuyên viên theo dõi địa bàn bổ sung, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, trình Giám đốc Sở

5.2.6 Rà soát thể thức văn bản

Văn bản được chuyển cho Công chức Pháp chế – Tổng hợp rà soát, kiểm tra thể thức văn bản sau đó chuyển Giám đốc Sở duyệt.

5.2.7 Giám đốc Sở duyệt

Giám đốc Sở duyệt văn bản, ký tắt để trình Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt ký.

Trường hợp Giám đốc Sở yêu cầu bổ sung, điều chỉnh, Chuyên viên theo dõi địa bàn có trách nhiệm khẩn trương bổ sung, hoàn chỉnh theo yêu cầu để Giám đốc Sở.

Hồ sơ được chuyển sang Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

5.2.8 Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt ký

Công chức Pháp chế – Tổng hợp:

- Chuyển hồ sơ đến Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố để trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt ký.

- Kết hợp với Phòng tổ chức bộ máy để cung cấp thêm thông tin hoặc các vấn đề có liên quan khi có yêu cầu bổ sung hoặc giải trình các vấn đề liên quan.

5.2.9 Theo dõi việc phê duyệt của Ủy ban nhân dân thành phố

Công chức Pháp chế – Tổng hợp có trách nhiệm:

- Theo dõi việc ký duyệt của Ủy ban nhân dân Thành phố

- Nhận kết quả ký duyệt của Ủy ban nhân dân Thành phố, vào sổ, nhân bản, đóng dấu và chuyển lãnh đạo Sở cho phép triển khai.

5.2.10 Trả kết quả

Công chức Pháp chế – Tổng hợp chuyển kết quả cho Chuyên viên theo dõi địa bàn, Phòng Tổ chức bộ máy để trả cá nhân hoặc đơn vị có yêu cầu.

5.2.11 Lưu hồ sơ

Công chức Pháp chế – Tổng hợp:

- Lưu hồ sơ sau đó chuyển lưu trữ cơ quan theo quy định

- Chuyển Chuyên viên theo dõi địa bàn Phòng Tổ chức bộ máy 01 bản để lưu và theo dõi. và Chuyên viên phụ trách chuyên đề Phòng Tổ chức bộ máy 01 bản tổng hợp kết quả thực hiện.

6. HỒ SƠ

TT	Tên hồ sơ	Nơi lưu	PP lưu	Thời gian lưu
1	Hồ sơ gốc	Lưu trữ Sở	Bản cứng	Lâu dài
2	Văn bản thẩm định	Lưu trữ Sở	Bản cứng	Lâu dài
3	Quyết định phê duyệt	Lưu trữ Sở CVphụtrách Cv địa bàn	Bản cứng	Lâu dài
4	Phiếu đánh giá hồ sơ	Lưu trữ Sở	Bản cứng	Lâu dài
5	Phiếu nhận hồ sơ và trả kết quả	Lưu trữ Sở	Bản cứng	Lâu dài

7. PHỤ LỤC

1/ BM.TCBM.02.01: Phiếu đánh giá hồ sơ

2/ BM.VP.04.01: Phiếu nhận hồ sơ và trả kết quả