Quy trình Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa

1. MỤC ĐÍCH

Quy định về thủ tục hồ sơ, trình tự, thời gian giải quyết một số công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa của Sở Nội vụ nhằm giải quyết các công việc nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo sự công khai minh bạch, thuận tiện và sự theo dõi, giám sát của Lãnh đạo Sở, cán bộ, công chức cơ quan và các tổ chức, công dân đến giải quyết các công việc có liên quan.

2. PHẠM VI

Áp dụng cho việc giải quyết các công việc liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức tại bộ phân một cửa bao gồm: tiếp nhận, thuyên chuyển, chuyển ngạch, nâng ngạch, bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương, nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn do có thành tích xuất sắc, nâng lương trước hạn để nghỉ hưu, chính quyền hóa thông báo của Thành ủy về chế độ tiền lương đối với cán bộ thuộc diện Thành ủy quản lý.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang và các Thông tư hướng dẫn.

- Quyết định số 276/2006/QĐ-UBND ngày 08/02/2006 của UBND thành phố về việc ban hành quy định về quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế, tiền lương khu vực sự nghiệp nhà nước tại Thành phố Hải Phòng.

- Quyết định số 2057/2007/QĐ-UBND ngày 22/10/2007 của UBND thành phố Hải Phòng ban hành quy định về quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức và tiền lương các cơ quan hành chính nhà nước thành phố Hải Phòng.

- Quyết định số 2182/2006/QĐ-UBND ngày 05/10/2006 của UBND thành phố Hải Phòng ban hành quy định về thủ tục và thời hạn giải quyết một số công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ tại bộ phận tiếp nhân hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa.

- Quyết định số 50/QĐ-SNV ngày 27/12/2007 của UBND thành phố Hải Phòng ban hành quy định về thủ tục hồ sơ, trình tự, thời gian giải quyết 02 lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ theo cơ chế một cửa.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- Nâng ngạch: đối với các trường hợp đã qua kỳ thi nâng ngạch lương (như thi nâng ngạch từ chuyên viên lên Chuyên viên chính ...)

- Chuyển loại Công chức, viên chức: đối với các trường hợp chuyển từ loại thấp lên loại cao hơn và ngược lại (như loại C lên loại A, loại C hoặc B lên loại A và ngược lại...)

- Chuyển ngạch: đối với các trường hợp chuyển sang các ngạch ngang nhau.

- Bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương: đối với các trường hợp từ doanh nghiệp, lực lượng vũ trang, đơn vị sự nghiệp về cơ quan hành chính Nhà nước.

- Tiếp nhận về cơ quan hành chính Nhà nước thành phố Hải Phòng đối với các trường hợp: cán bộ, công chức từ tỉnh khác, lực lượng vũ trang, doanh nghiệp nhà nước (công tác trước năm 1993), cơ quan Đảng, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp (có quyết định tuyển dụng của Sở nội vụ trước 7/1993), cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn về cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện, thành phố.

- Phó Văn phòng phụ trách : Phó Văn phòng phụ trách bộ phận một cửa

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ

5.2 Mô tả

5.2.1 Tiếp nhận hồ sơ

Chuyên viên thuộc bộ phận 1 cửa tiếp nhận hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân đề nghị theo biểu mẫu BM.VP.04.01 theo danh mục:

a) Tiếp nhận công chức về cơ quan hành chính thuộc Thành phố

1- Đơn xin chuyển công tác của đương sự (có xác nhận đồng ý của cấp có thẩm quyền).

2- Công văn đồng ý tiếp nhận của cơ quan hành chính mới (có đề nghị xếp ngạch bậc, hệ số lương, thời gian hưởng lương và mốc xét nâng bậc lương lần sau).

3- Phiếu đánh giá công chức.

4- Bản kiểm điểm quá trình công tác (có nhận xét của Thủ trưởng đơn vị quản lý).

5- Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý).

6- Bằng tốt nghiệp về chuyên môn (bản sao công chứng).

7- Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học và quản lý nhà nước (nếu có – bản sao công chứng).

8- Các quyết định lương trong quá trình diễn biến lương (bản sao).

9- Sổ Bảo hiểm Xã hội (bản sao).

b) Chuyển công chức đi khỏi cơ quan hành chính thuộc Thành phố

1- Đơn xin chuyển công tác của đương sự (có xác nhận đồng ý của cấp có thẩm quyền quản lý)

2- Bản kiểm điểm quá trình công tác (có nhận xét của Thủ trưởng đơn vị quản lý)

3- Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý)

4- Bằng tốt nghiệp về chuyên môn (bản sao công chứng).

5- Quyết định về ngạch, bậc lương gần nhất (bản sao).

c) Bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương đối với công chức, viên chức

1- Công văn và danh sách đề nghị bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương

2- Phiếu đánh giá công chức, viên chức

3- Quyết định tiếp nhận của đơn vị (bản chính).

4- Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý).

5- Bằng tốt nghiệp chuyên môn (bản sao công chứng).

6- Chứng chỉ theo tiêu chuẩn của ngạch: ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước… (bản sao công chứng).

7- Các quyết định về quá trình diễn biến lương: từ quyết định ban đầu đến quyết định ngạch, bậc lương gần nhất, sổ Bảo hiểm xã hội (bản sao).

d) Chuyển ngạch đối với công chức, viên chức

1- Công văn và danh sách đề nghị chuyển ngạch.

2- Đơn đề nghị chuyển ngạch của đương sự.

3- Quyết định (hoặc văn bản) phân công công tác.

4- Bằng tốt nghiệp chuyên môn (bản sao công chứng).

5- Chứng chỉ theo tiêu chuẩn của ngạch: ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước… (bản sao công chứng).

6- Quyết định ngạch, bậc lương gần nhất (bản sao).

đ) Nâng ngạch đối với công chức, viên chức

1- Công văn và danh sách đề nghị nâng ngạch.

2- Đơn đề nghị nâng ngạch của đương sự.

3- Quyết định (hoặc văn bản) phân công công tác.

4- Bằng tốt nghiệp chuyên môn (bản sao công chứng).

5- Chứng chỉ theo tiêu chuẩn của ngạch: ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước… (bản sao công chứng).

6- Quyết định ngạch, bậc lương gần nhất (bản sao).

e) Nâng bậc lương thường xuyên, phụ cấp thâm niên vượt khung đối với công chức, viên chức thuộc diện Sở Nội vụ quyết định

1- Công văn và danh sách đề nghị nâng bậc lương hoặc phụ cấp thâm niên vượt khung của đơn vị. Nếu là Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp phải có ý kiến của Sở chủ quản.

2- Quyết định lương gần nhất (bản sao).

f) Nâng lương trước thời hạn để nghỉ hưu đối với công chức, viên chức

1- Công văn và danh sách đề nghị nâng bậc lương trước thời hạn. Nếu là Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp phải có ý kiến của Sở chủ quản.

2- Quyết định lương gần nhất (bản sao).

3- Quyết định hoặc thông báo nghỉ hưu của cấp có thẩm quyền (bản chính).

g) Nâng lương trước thời hạn do có thành tích xuất sắc đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ quyết định

1- Công văn và danh sách đề nghị nâng lương trước thời hạn (bản chính)

2- Quy định của đơn vi về tiêu chuẩn và cấp độ thành tích (bản chính)

3- Biên bản họp cấp ủy Đảng, Thủ trưởng, Công đoàn cơ quan (bản chính)

4- Quyết định ngạch, bậc lương gần nhất (bản sao).

5- Các văn bản chứng nhận thành tích của cấp có thẩm quyền (Bản sao công chứng)

h) Về việc chính quyền hóa thông báo của Thành ủy về chế độ tiền lương đối với cán bộ thuộc diện Thành ủy quản lý

1- Công văn và danh sách đề nghị của đơn vị (bản chính)

2- Công văn của Ban Tổ chức Thành ủy thông báo ý kiến đồng ý của Thường trực Thành ủy (bản chính).

3- Quyết định ngạch, bậc lương gần nhất (bản sao)

Đối với trường hợp nâng lương sớm để nghỉ hưu cần thêm: Thông báo nghỉ hưu của cấp có thẩm quyền.

Đối với trường hợp nâng lương sớm do có thành tích xuất sắc cần thêm:

- Quy định của đơn vi về tiêu chuẩn và cấp độ thành tích (bản chính)

- Biên bản họp cấp ủy Đảng, Thủ trưởng, Công đoàn cơ quan (bản chính)

- Các văn bản chứng nhận thành tích của cấp có thẩm quyền (Bản sao công chứng).

Chuyên viên phụ trách tiếp nhận kiểm tra:

- Tính đầy đủ của hồ sơ

- Tính hợp pháp của hồ sơ ( các bản gốc và bản sao hợp lệ)

Trường hợp cần điều chỉnh, bổ sung cần nêu rõ yêu cầu hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, điều chỉnh.

Nếu bảo đảm đầy đủ, hợp pháp thì nhận hồ sơ, lập phiếu hẹn ngày trả kết quả: 02 bản, một bản giao cho người nộp và một bản lưu tại bộ phận một cửa.

Lưu ý

Trường hợp số hồ sơ tiếp nhận trong ngày nhiều thì Chuyên viên giải thích với người nộp hồ sơ, kéo dài thời gian hẹn giải quyết hồ sơ theo nguyên tắc:

Cứ thêm 10 hồ sơ, tăng thêm 01 ngày hẹn.

5.2.2 Thụ lý

Chuyên viên thụ lý căn cứ các văn bản quy định của nhà nước có liên quan để thụ lý và dự thảo các văn bản: Quyết định, hoặc công văn thỏa thuận, hoặc công văn tiếp nhận hoặc công văn chuyển công tác.

Trong quá trình xem xét dự thảo văn bản nếu phát hiện ra các điểm không phù hợp (hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu hoặc phát hiện ra thông tin dẫn đến việc hồ sơ không đáp ứng được các yêu cầu) thì chuyên viên thụ lý thông báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh; trường hợp đặc biệt, lập phiếu yêu cầu bổ sung điều chỉnh hồ sơ theo biểu mẫu BM.VP.04.02 báo cáo Chánh Văn phòng duyệt, sau đó dự thảo công văn trình Lãnh đạo Sở ký gửi cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh.

Quá trình thụ lý hồ sơ nếu có vấn đề chưa rõ, cần xin ý kiến phòng chuyên môn, chuyên viên thụ lý lập phiếu xin ý kiến theo biểu mẫu BM.VP.04.04.

5.2.3 Thẩm định của Phó Chánh Văn phòng phụ trách

Kết quả thụ lý được chuyển đến Phó Chánh Văn phòng phụ trách xem xét:

Nếu đồng ý thì ký tắt, sau đó chuyển cán bộ Pháp chế – Tổng hợp xem xét về mặt hình thức (theo Quy trình QT.VP.05); nếu yêu cầu bổ sung, điều chỉnh nếu cần thiết thì chuyển lại bước 5.2.2.

5.2.4 Duyệt, ký văn bản

Lãnh đạo Sở xem xét hồ sơ:

- Trường hợp đồng ý, tiến hành ký văn bản

- Trường hợp không đồng ý trả lại bước 5.2.3

5.2.5 Hoàn thiện hồ sơ

Văn thư : vào sổ theo dõi, nhân bản, đóng dấu, lưu hồ sơ.

5.2.6 Trả kết quả

Chuyên viên bộ phận một cửa trả kết quả cho đơn vị yêu cầu theo biểu mẫu BM.VP.04.01, có ký nhận.

5.2.7 Lưu hồ sơ

Văn thư Lưu hồ sơ, sau đó cuối tháng chuyển về lưu trữ cơ quan.

Định kỳ lập báo cáo việc giải quyết theo biểu mẫu BM.VP.04.03 theo tháng: chậm nhất 17 hàng tháng hoặc tháng cuối quý:

5.2.8 Quy định về thời gian giải quyết các công việc

- Đối với việc tiếp nhận công chức về cơ quan hành chính thuộc thành phố Hải phòng:

+ Công văn tiếp nhận: 04 ngày làm việc.

+ Quyết định tiếp nhận: 03 ngày làm việc, kể từ khi nộp quyết định chuyển công tác.

- Đối với việc việc chuyển công chức đi khỏi cơ quan hành chính thuộc thành phố Hải Phòng:

+ Thoả thuận đồng ý cho đi liên hệ chuyển công tác: 02 ngày làm việc.

+ Quyết định chuyển công tác: 02 ngày làm việc, kể từ khi nộp quyết định tiếp nhận

- Đối với việc bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương: 05 ngày làm việc.

- Đối với việc chuyển ngạch : 04 ngày làm việc.

- Đối với việc nâng ngạch: 04 ngày làm việc

- Đối với việc nâng bậc lương thường xuyên, phụ cấp thâm niên vượt khung đối với công chức, viên chức thuộc diện Sở Nội vụ quyết định: 04 ngày làm việc

- Đối với việc nâng lương trước thời hạn để nghỉ hưu : 04 ngày làm việc

- Đối với việc nâng lương trước thời hạn do có thành tích xuất sắc đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ: 04 ngày làm việc

- Đối với việc chính quyền hóa thông báo của Thành ủy về chế độ tiền lương đối với cán bộ thuộc diện Thành ủy quản lý: 04 ngày làm việc tại Sở Nội vụ.

5.2.9 Trình tự, thời gian chung

Đối với 1 công việc có thời gian là 4 ngày làm việc :

- Nhận hồ sơ: 01 ngày

- Thụ lý: 01 ngày

- Lãnh đạo Sở duyệt: 01 ngày

- Hoàn chỉnh (vào sổ, nhân bản, đóng dấu, trả kết quả): 01 ngày

6. HỒ SƠ

TT	Tên hồ sơ	Nơi lưu	Thời gian lưu
01	Phiếu tiếp nhận hồ sơ	Bộ phận 1cửa	Lâu dài
02	Yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ	Hồ sơ cá nhân	Lâu dài
03	Báo cáo kết quả	Bộ phận 1cửa	Lâu dài
04	Phiếu xin ý kiến	Hồ sơ cá nhân	Lâu dài
05	Hồ sơ cá nhân	Lưu trữ cơ quan	Lâu dài

7. PHỤ LỤC

1/ BM.VP.04.01: Phiếu tiếp nhận hồ sơ

2/ BM.VP.04.02: Yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ

3/ BM.VP.04.03: Báo cáo kết quả tiếp nhận & giải quyết hồ sơ

4/ BM.VP.04.04: Phiếu đề xuất sử lý hồ sơ