Quy trình Xây dựng, duyệt và giao biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp

1. MỤC ĐÍCH

Quy định trình tự thủ tục, thời gian giải quyết việc xây dựng phê duyệt và giao biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp nhằm phục vụ công tác lãnh đạo và điều hành của Sở Nội vụ.

2. PHẠM VI

Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được UBND thành phố giao biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp hàng năm thuộc thành phố Hải Phòng.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Pháp lệnh cán bộ, công chức.

- Nghị định số 71/2003/NĐ-CP ngày 19/6/2003 của Chính phủ phân cấp quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp.

- Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước.

- Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước.

- Nghị định số 112/2004/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

- Các Thông tư hướng dẫn thực hiện các Nghị định trên.

- Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước.

- Quyết định số 2057/2007/QĐ-UBND ngày 22/10/2007 của UBND Thành phố ban hành quy định về quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức và tiền lương các cơ quan hành chính Nhà nước thành phố Hải phòng.

- Quyết định số 276/2006/QĐ-UBND ngày 8/2/2006 của UBND Thành phố về việc ban hành quy định về quản lý tổ chức bộ máy biên chế, viên chức và tiền lương khu vực sự nghiệp nhà nước tại thành phố Hải phòng.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- Cơ quan hành chính: các cơ quan thành lập theo quy định tại Nghị định số13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các văn bản khác; thuộc biên chế quản lý nhà nước (sau đây gọi là cơ quan).

- Đơn vị sự nghiệp: các đơn vị được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền, trực thuộc UBND Thành phố, hoặc Sở, hoặc UBND quận, huyện; thuộc biên chế sự nghiệp (sau đây gọi là đơn vị).

- Phân bổ biên chế :

+ Đối với cơ quan hành chính: căn cứ quyết định của UBND Thành phố, Sở Nội vụ thông báo giao chỉ tiêu biên chế cho từng cơ quan.

+ Đối với đơn vị sự nghiệp: căn cứ quyết định của UBND Thành phố, Sở Nội vụ thông báo phê duyệt chỉ tiêu biên chế cho từng đơn vị hoặc cho UBND cấp huyện.

- Chuyên viên phụ trách biên chế là Chuyên viên của phòng Tổ chức bộ máy thuộc Sở Nội vụ được phân công theo dõi, tổng hợp biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp của Thành phố.

- Chuyên viên theo dõi địa bàn (khối): Chuyên viên của phòng Tổ chức bộ máy, phòng Xây dựng chính quyền thuộc Sở Nội vụ được phân công theo dõi các cơ quan, đơn vị.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ

5.2 Mô tả

5.2.1 Quy định chung

- Chậm nhất vào tháng 02 hàng năm, UBND Thành phố phân bổ biên chế sự nghiệp cho các đơn vị. Chậm nhất 01 tháng, sau khi có thông báo chỉ tiêu biên chế quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ UBND Thành phố phân bổ biên chế quản lý nhà nước cho các cơ quan.

- Chậm nhất tháng 7 hàng năm, UBND Thành phố có kế hoạch biên chế hành chính năm tiếp theo và thực hiện biên chế sự nghiệp năm đó báo cáo Bộ Nội vụ.

- Tháng 11 hàng năm, UBND Thành phố có Tờ trình kế hoạch biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp năm tiếp theo trình Hội đồng nhân dân Thành phố phê duyệt.

5.2.2 Yêu cầu

Chuyên viên quản lý địa bàn (khối) có trách nhiệm:

- Tháng 5 hàng năm, Chuyên viên theo dõi địa bàn( khối) có trách nhiệm kết hợp với các cơ quan, đơn vị được phân công theo dõi nắm vững yêu cầu tăng giảm biên chế của đơn vị, hướng dẫn lập đăng ký kế hoạch gửi về Sở Nội vụ (đã có ý kiến đóng góp của Sở chủ quản đối với đơn vị trực thuộc Sở).

- Tổng hợp nhu cầu biên chế của địa bàn (khối), đề xuất kế hoạch biên chế của cơ quan, đơn vị thuộc địa bàn (khối) quản lý; trên cơ sở đề nghị của cơ quan, đơn vị (gửi kèm văn bản quy định của Chính phủ, Bộ ngành liên quan nếu có sự thay đổi về chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế).

Chuyên viên theo dõi khối của phòng Tổ chức bộ máy gửi đề xuất và các văn bản liên quan về Trưởng phòng Tổ chức bộ máy.

Chuyên viên theo dõi địa bàn của phòng Xây dựng chính quyền: thực hiện các công việc trên báo cáo về Trưởng phòng Xây dựng chính quyền. Trưởng phòng Xây dựng chính quyền phân công chuyên viên tổng hợp biên chế của phòng và có ý kiến chính thức về biên chế của toàn khối quận, huyện gửi Trưởng phòng Tổ chức bộ máy.

Trưởng phòng Tổ chức bộ máy tiếp nhận đề xuất của Trưởng phòng Xây dựng chính quyền và các Chuyên viên theo dõi địa bàn (khối) của phòng, chuyển Chuyên viên phụ trách biên chế tổng hợp chung (yêu cầu bổ sung khi cần thiết).

5.2.3 Tổng hợp

Chuyên viên phụ trách biên chế tiếp nhận văn bản từ Trưởng phòng Tổ chức bộ máy. Trên cơ sở đề xuất của Chuyên viên theo dõi địa bàn (khối) và ý kiến của Trưởng phòng, căn cứ các quy định của Nhà nước và dự báo khả năng ngân sách của địa phương, đề xuất, tổng hợp kế hoạch biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp, dự thảo các biểu mẫu và văn bản thuyết minh.

Các văn bản tổng hợp được chuyển về Trưởng phòng Tổ chức bộ máy xét duyệt.

5.2.4 Xét duyệt của Trưởng phòngTCBM, XDCQ

Trưởng phòng Tổ chức bộ máy chủ trì, phối hợp với Trưởng phòng Xây dựng chính quyền xem xét, nếu đồng ý sẽ ký tắt trình Lãnh đạo Sở duyệt (yêu cầu bổ sung khi cần thiết).

5.2.5 Xét duyệt của Phó Giám đốc Sở phụ trách

Chuyên viên phụ trách biên chế tiếp nhận văn bản từ Trưởng phòng Tổ chức bộ máy trình Phó Giám đốc Sở phụ trách biên chế duyệt tham gia ý kiến để trình Giám đốc Sở duyệt.

5.2.6 Giám đốc Sở xét duyệt dự thảo kế hoạch

Theo yêu cầu của Giám đốc Sở, HĐND thành phố, liên ngành, Phòng Tổ chức bộ máy phối hợp với các cơ quan đơn vị tổ chức các cuộc khảo sát trực tiếp hoặc tổ chức hội nghị lấy ý kiến.

Chuyên viên phụ trách biên chế chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh kế hoạch

Giám đốc Sở xem xét, duyệt dự thảo kế hoạch (yêu cầu bổ sung khi cần thiết)

5.2.7 Tổ chức hội nghị liên ngành

Phòng Tổ chức bộ máy tham mưu tổ chức hội nghị liên ngành: Sở Nội vụ - Sở Tài chính - Sở Giáo dục thống nhất kế hoạch.

Chuyên viên phụ trách biên chế chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh kế hoạch

Trên cơ sở kết quả Hội nghị liên ngành, Chuyên viên phụ trách biên chế dự thảo các văn bản:

- Công văn của Sở Nội vụ

- Tờ trình liên Sở Nội vụ – Tài chính

- Đề án của UBND Thành phố trình HĐND thành phố thông qua biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp.

- Nghị quyết Hội đồng nhân dân thông qua tổng biên chế hành chính và quyết định tổng biên chế sự nghiệp.

Các văn bản được Trưởng phòng Tổ chức bộ máy, Phó Giám đốc Sở phụ trách biên chế xem xét, ký tắt trình Giám đốc Sở duyệt .

5.2.8 Giám đốc Sở duyệt

Giám đốc Sở duyệt ký Công văn của Sở Nội vụ, Tờ trình liên ngành, ký tắt dự thảo Đề án của UBND Thành phố, Nghị quyết Hội đồng nhân dân trình UBND Thành phố và HĐND thành phố.

5.2.9 Uỷ ban nhân dân và HĐND thành phố phê duyệt

Các văn bản trên được chuyển sang Văn phòng UBND Thành phố và để trình UBND Thành phố duyệt và sau đó trình HĐND thành phố phê duyệt trong phiên họp gần nhất.

5.2.10 Theo dõi phê duyệt của UBND và HĐND thành phố

Chuyên viên Pháp chế - Tổng hợp là có trách nhiệm chuyển văn bản sang Văn phòng UBND Thành phố và theo dõi việc phê duyệt của Uỷ ban nhân dân và HĐND Thành phố theo Quy trình QT.VP.05.

5.2.11 Báo cáo Bộ nội vụ

Tháng 6 hàng năm căn cứ Nghị quyết của HĐND Thành phố về biên chế của tháng 12 năm trước Chuyên viên phụ trách biên chế dự thảo: biểu mẫu, văn bản kế hoạch biên chế hành chính năm tới, báo cáo tình hình thực hiện biên chế sự nghiệp năm đó trình UBND Thành phố để báo cáo Bộ Nội vụ.

Văn bản được Lãnh đạo phòng xem xét, Lãnh đạo sở duyệt.

Phòng TCBM kết hợp với các đơn vị liên quan cung cấp, giải trình bảo vệ kế hoạch biên chế và các thông tin khác khi có yêu cầu của Bộ Nội vụ; theo dõi việc phê duyệt biên chế quản lý Nhà nước của Bộ nội vụ.

5.2.12 Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định phân bổ biên chế

- Đối với biên chế hành chính: Sau khi được Bộ Nội vụ giao biên chế hành chính, Chuyên viên phụ trách biên chế dự thảo: Tờ trình của Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân Thành phố và quyết định phân bổ biên chế hành chính của Uỷ ban nhân dân Thành phố. Trường hợp có sự thay đổi so với kế hoạch giữa Sở Nội vụ với Sở Tài chính đã thống nhất trình cấp có thẩm quyền trước đó, thì thống nhất lại với Sở Tài chính và dự thảo Tờ trình liên ngành trình Uỷ ban nhân dân Thành phố duyệt.

- Đối với biên chế sự nghiệp: sau khi có Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố, Chuyên viên phụ trách biên chế dự thảo Tờ trình của Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân Thành phố và quyết định phân bổ biên chế sự nghiệp của Uỷ ban nhân dân Thành phố để trình Uỷ ban nhân dân Thành phố ký quyết định. Trường hợp có sự thay đổi so với kế hoạch giữa Sở Nội vụ với Sở Tài chính đã thống nhất trình cấp có thẩm quyền trước đó, thì thống nhất lại với Sở Tài chính và dự thảo Tờ trình liên ngành trình Uỷ ban nhân dân Thành phố duyệt.

Các văn bản trên được Lãnh đạo phòng xem xét, Lãnh đạo Sở thông qua trình Uỷ ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

Riêng biên chế sự nghiệp giáo dục và đào tạo thực hiện phân bổ chỉ tiêu biên chế theo năm học (vào tháng 10 năm sau), căn cứ vào các quy định của nhà nước, số học sinh, số lớp thực tế tại các trường (theo báo cáo của Sở Giáo dục và Đào tạo, UBND quận, huyên và các trường), sau khi thống nhất với Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Lao động- Thương binh và Xã hội liên Sở Nội vụ- Tài chính báo cáo Uỷ ban nhân dân Thành phố phân bổ biên chế cho từng trường hoặc UBND quận, huyện.

5.2.13 Thông báo đến các đơn vị

Sau khi có Quyết định phân bổ biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp của Uỷ ban nhân dân Thành phố, Chuyên viên phụ trách biên chế dự thảo văn bản thông báo biên chế của Sở Nội vụ đến từng cơ quan, đơn vị.

Các văn bản được Lãnh đạo phòng xem xét, Lãnh đạo Sở duyệt.

Sau khi được Lãnh đạo Sở duyệt mẫu thông báo, Chuyên viên phụ trách dự thảo thông báo biên chế của Sở Nội vụ đến từng cơ quan, đơn vị, trình Lãnh đạo Sở duyệt, ký.

Chuyên viên phụ trách biên chế là đầu mối theo dõi việc chuyển các thông báo đến các cơ quan, đơn vị, Chuyên viên theo dõi địa bàn (khối) và các phòng liên quan.

5.2.14 Theo dõi thực hiện

Chuyên viên phụ trách địa bàn (khối) theo dõi quá trình triển khai thực hiện kế hoạch của đơn vị.

Trường hợp phát sinh nhu cầu tăng, giảm biên chế Chuyên viên phụ trách địa bàn (khối) thống nhất với Chuyên viên phụ trách biên chế đề xuất báo cáo Lãnh đạo phòng trình Lãnh đạo Sở xem xét.

Phòng Công chức viên chức chuyển kết quả đăng ký lao động tiền lương định kỳ cho phòng Tổ chức bộ máy và phòng Xây dựng chính quyền để theo dõi.

6. Hồ sơ

TT	Tên hồ sơ	Nơi lưu	Thời gian lưu
1	Đăng ký kế hoạch biên chế của đơn vị	Phòng TCBM	1 năm
2	Kế hoạch biên chế	Phòng TCBM	1 năm
3	Tờ trình liên ngành	Phòng TCBM	1 năm
4	Công văn báo cáo HĐND, UBND TP	Phòng TCBM	1 năm
5	Đề án	Phòng TCBM	1 năm
6	Nghị quyết của HĐND TP	Phòng TCBM	1 năm
7	Quýêt định phân bổ biên chế của UBND TP	Phòng TCBM	1 năm
8	Thông báo giao chỉ tiêu biên chế	Phòng TCBM	1 năm

Sau thời gian lưu ở trên hồ sơ được bàn giao cho Lưu trữ cơ quan.

7. Phụ lục

Không