1. MỤC ĐÍCH

Quy định về thủ tục hồ sơ, trình tự, thời gian xét duyệt đăng ký lao động và tiền lương nhằm quản lý việc thực hiện biên chế và quỹ tiền lương các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của thành phố Hải Phòng, qua đó kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách, việc tiếp nhận, điều động cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành.

2. PHẠM VI

Áp dụng đối với các cơ quan hành chính, UBND quận, huyện, đơn vị sự nghiệp của thành phố Hải Phòng.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Các Nghị định của Chính phủ: 115/2003/NĐ-CP; 116/2003/NĐ-CP; 117/2003/NĐ-CP, 204/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn.

- Quyết định số 2057/2007/QĐ-UBND ngày 22/10/2007 của UBND thành phố Ban hành Quy định về quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức và tiền lương các cơ quan hành chính nhà nước thành phố Hải Phòng.

- Quyết định số 276/2006/QĐ-UBND ngày 08/02/2006 của UBND thành phố về việc ban hành Quy định về tổ chức bộ máy, biên chế, viên chức và tiền lương khu vực sự nghiệp nhà nước tại thành phố Hải Phòng.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- Đơn vị: cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp

- Cơ quan hành chính: Sở, ban ngành, chi cục trực thuộc sở, UBND quận, huyện

- CCVC: Cán bộ, công chức, viên chức

- UBND: Ủy ban nhân dân

- KHLĐTL: Kế hoạch lao động, tiền lương.

- Chuyên viên phụ trách: Chuyên viên phụ trách lao động, tiền lương

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ Quá trình

5.2 Mô tả

5.2.1 Yêu cầu

Các đơn vị gửi kế hoạch lao động tiền lương về Phòng Công chức viên chức – Sở Nội vụ theo thời gian và đúng biểu mẫu quy định.

5.2.2 Tiếp nhận hồ sơ

Chuyên viên phụ trách tiếp nhận hồ sơ theo danh mục:

1- Kế hoạch lao động tiền lương

2- Báo cáo tăng lao động, tiền lương (có quyết định kèm theo )

3- Báo cáo giảm lao động, tiền lương

4- Báo cáo thay đổi tiền lương và phụ cấp (có quyết định kèm theo)

5- Xác nhận lao động tiền lương đã duyệt kỳ trước.

Căn cứ vào khối lượng công việc, chuyên viên phụ trách tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả thể hiện trong Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo biểu mẫu BM.CCVC.03.01 (ngày hẹn không được vượt quá 30 ngày làm việc đối với khối huyện, quận, 10 ngày làm việc đối với các đơn vị còn lại; kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo lịch đã quy định). Vào sổ theo dõi theo biểu mẫu BM.CCVC.03.02

Trường hợp trong thời hạn theo quy định, các đơn vị chưa nộp hồ sơ, Sở Nội vụ không chịu trách nhiệm về thời gian trả theo quy định nêu trên.

Trường hợp hồ sơ đơn vị thiếu hoặc cần điều chỉnh bổ sung, chuyên viên có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị hoàn thiện đầy đủ hồ sơ.

5.2.3 Thụ lý

Chuyên viên phụ trách tiến hành xem xét hồ sơ và các thông tin có liên quan ( cơ sở dữ liệu lưu tại Sở, và các nguồn khác) đảm bảo:

- Tính đầy đủ

- Tính nhất quán

- Đáp ứng các yêu cầu pháp luật

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng các yêu cầu: Chuyên viên phụ trách tiến hành kiểm tra việc thực hiện, cập nhật dữ liệu, dự thảo văn bản xác nhận số lao động và quỹ tiền lương.

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu:

- Nêu rõ yêu cầu cần điều chỉnh vào Phiếu yêu cầu bổ sung điều chỉnh hồ sơ theo biểu mẫu BM.CCVC.03.03, báo cho đơn vị đến nhận phiếu.

- Nếu không liên lạc được với đơn vị: không duyệt phần chưa đúng và ghi yêu cầu vào bản xác nhận lao động tiền lương.

Kết quả thụ lý được chuyển đến Lãnh đạo phòng xem xét (yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết) và trình Lãnh đạo Sở phê duyệt.

+ Trường hợp phát hiện sai sót trong khi thực hiện của đơn vị: có thể ghi ngay vào bản xác nhận lao động tiền lương hoặc thảo văn bản để Lãnh đạo Sở ký.

5.2.4 Phê duyệt

Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt kết quả.

Nếu không đồng ý, chuyển bước 5.2.3

5.2.5 Nhân bản đóng dấu

Chuyên viên phụ trách chuyển hồ sơ đến Văn phòng nhân bản, đóng dấu.

5.2.6 Trả đơn vị & Lưu hồ sơ

- Chuyên viên phụ trách chịu trách nhiệm:

+ Vào sổ theo dõi lao động và quỹ tiền lương tại phòng CCVC

+ Trả kết quả cho đơn vị yêu cầu theo biểu mẫu BM.CCVC.03.01

+ Cập nhật kết quả xử lý vào Sổ theo dõi theo biểu mẫu BM.CCVC.03.02

- Chuyên viên phụ trách chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của quy trình này;

tháng 12 hàng năm nộp về lưu trữ cơ quan .

6. Hồ sơ

Sau thời gian lưu ở trên hồ sơ được bàn giao cho Lưu trữ cơ quan.

7. Phụ lục: Các biểu mẫu

1/ BM.CCVC.02.01: Phiếu tiếp nhận hồ sơ

2/ BM.CCVC.02.02: Sổ theo dõi xử lý hồ sơ

3/ BM.CCVC.02.03: Phiếu yêu cầu bổ sung/ điều chỉnh hồ sơ

4/ BM.CCVC.02.04: Xác nhận lao động và tiền lương